Zákon na ochranu osobních údajů neboli GDPR vstoupil v platnost v květnu roku 2018. Týká se všech, kteří shromažďují osobní data. Nevyhýbá se majitelům, kteří pronajímají byt, společenství vlastníků jednotek nebo členům představenstva bytového družstva. Je potřeba nařízení GDPR implementovat do nájemní smlouvy?
CO BYSTE MĚLI VĚDĚT O ZÁKONU NA OCHRANU OSOBNÍCH ÚDAJŮ?
GDPR, česky zákon na ochranu osobních údajů, je zkratkou anglických slov General Data Protection Regulation. V platnost vešel 25. 5. 2018, a to po celé Evropské unii. Jeho cílem je dosáhnout sjednocení národních úprav, vymahatelnost po celé EU, ale také větší jistota pro rezidenty EU. Ti budou mít více kontroly nad svými osobními údaji.
Zákon o GDPR platí pro všechny, kteří jakýmkoliv způsobem shromažďují osobní data. Výjimku tvoří fyzické osoby, které údaje zpracovávají na osobní rovině. Jestliže si subjekty kolektivizují informace pro profesní a obchodní činnost, musí dodržovat nařízení Úřadu na ochranu osobních údajů.
Co se stane, pokud nebude subjekt zákonné nařízení respektovat a dodržovat? Čeká jej pokuta. Její maximální výše činí 20 000 000 € a týká se především firem. Pronajímatelům bytu tato hraniční částka zřejmě nehrozí. Vzhledem k tomu, že si jsou nájemníci GDPR dobře vědomi, měl by si pronajímatel pohlídat informovanost o zpracování osobních údajů. V případě rozepří totiž může nájemník pronajímatele nahlásit na Úřadě pro ochranu osobních údajů.
GDPR vás nemusí děsit. Nebylo ustanoveno proto, aby subjektům házelo klacky pod nohy, ale na druhou stranu se nesmí podceňovat. Tuto problematiku máme ve Stálém nájmu v malíčku.
Co všechno zahrnuje právo na ochranu osobních údajů?
Podle podmínek uvedených v předpisech mají osoby, o kterých se osobní údaje shromažďují, tato práva:
- právo na přístup k osobním údajům u správce,
- právo na opravu svých osobních údajů,
- právo na jejich výmaz,
- právo na omezení zpracování osobních údajů,
- právo vznést námitku na zpracování osobních údajů (stížnost se podává na Úřad pro ochranu osobních údajů).
PRONAJÍMATELÉ, SVJ I BD MUSÍ DBÁT ZÁKONA O GDPR
Každý subjekt, který obchoduje s byty, v našem případě pronájem, musí dodržovat stanovené požadavky. Jedná se o soukromé pronajímatele bytů, od nichž si nájemci byt pronajímají, ale také o SVJ (sdružení vlastníků jednotek) a BD (bytové družstvo).
Obrázek: Zákon na ochranu osobních údajů se týká i SVJ a BD.
SVJ a BD
SVJ a BD mohou na rozdíl od jiných podniků za určitých podmínek využívat své kontakty bez nutnosti souhlasu se zpracováním osobních údajů. Jde zejména o vedení seznamu, tedy jména a adresy členů a nájemníků, ale také evidenci dlužníků atd. Jestliže SVJ pracuje s osobními údaji pouze v nezbytném rozsahu pro naplnění účelu správy domu a souvisejících činností, nepotřebuje ke zpracování údajů souhlas osob, kterých se týkají. Databáze kontaktů, a to jak papírová, tak digitální, ale musí být řádně zabezpečeny.
V případě, kdy se údaje poskytují třetím osobám, například:
- externí účetní či advokátní kanceláři,
- poskytovatelům IT služeb,
- řemeslníkům a technikům,
je souhlas konkrétní osoby nutný. Výslovný a samostatný souhlas je nutný i v případě, kdy je v bytovém domě instalován kamerový systém. Správce musí být schopen doložit, proč kamerový záznam potřebuje. Ideální je informace o GDPR specifikovat v nájemní smlouvě.
PRONÁJEM BYTU A GDPR
Jak je to s vlastníky, kteří si pořídili byt na investici a chystají se ho pronajímat? I ti musí dodržovat stanovené zásady. Jinak by se tahanice o shromažďování osobních údajů mohly stát další nepříjemnou noční můrou, stejně jako neplatiči nebo vandalové v bytě.
Jak konkrétně vypadá dodržování zákona na ochranu osobních údajů?
Pokud se rozhodnete pro pronájem bytu, měli byste vědět, že:
- ke zpracování údajů nepotřebujete souhlas nájemce – jde totiž o situaci, kdy je zpracování údajů pronajímatelem jeho zákonná povinnost. Měli byste však shromažďovat pouze nezbytné informace, jako jsou jméno a příjmení, rodné číslo, datum narození, adresa trvalého bydliště, kontaktní údaje či číslo bankovního účtu v případě vrácení přeplatku.
- Shromažďování údajů o spolubydlících – nájemce nemá povinnost poskytovat o spolubydlících žádné údaje. Postačí jen nahlášení jejich počtu. Pronajímatel by však měl mít oprávněný zájem o základní údaje spolubydlících, a to třeba z důvodu, že nájemník zemře. Tak bude mít pronajímatel kontakt na další osoby. Pokud se nájemník rozhodne údaje o spolubydlících sdělit, není nutné po nich vyžadovat souhlas se zpracováním. Je však povinné je informovat o tom, že se jejich údaje vůbec zpracovávají.
- Třetí strany – jestliže vám například účetnictví vede externí firma nebo údaje o nájemníkovi předáváte třetí straně kvůli jinému účelu, je potřeba mít s poskytovatelem služby uzavřenou zpracovatelskou smlouvu.
- Vytvořte dokument – informujte nájemce, jaké osobní údaje kolektivizujete a jak s nimi budete nakládat. Pro případnou kontrolu je vhodné, abyste měli připravený dokument s názvem Záznamy o zpracování osobních údajů, které může kvůli kontrole vyžadovat Úřad na ochranu osobních údajů. Nejčastěji se tak děje kvůli stížnosti nájemníka. Nechte si listiny nájemcem podepsat.
- Zabezpečení údajů – povinností pronajímatele je zabezpečení osobních údajů, a to jak v papírové, tak v digitální podobě. Na PC, USB disku či jiných nosičích musí být nastavené heslo. V případě, že dokumenty shromažďujete v papírové podobě, mějte listiny uzamčené v bezpečné schránce. K údajům by se neměl dostat nikdo nepovolaný, a to ani rodinný příslušník.
- Když údaje uniknou – pokud byste dokumenty ztratili nebo vám je někdo ukradl, máte povinnost tuto skutečnost nahlásit na Úřadě pro ochranu osobních údajů.
Obrázek: Sepište dokument Záznamy o zpracování osobních údajů.
PRONAJÍMEJTE BYT PŘES SPRÁVCOVSKOU SPOLEČNOST A NIC NEŘEŠTE
Jestliže nemáte kapacitu na řešení veškeré agendy, která se týká pronajímání bytu, svěřte jej správcovské společnosti. My ve Stálém nájmu se postaráme o pronájem od A do Z.
Jak vypadá spolupráce? My si od vás byt pronajmeme, a tak se staneme vaším ideálním nájemníkem s garantovaným nájmem. Váš byt následně podnajmeme. Připravíme inzerát, postaráme se o schůzky, prověření a výběr podnájemníka a následně o něj budeme pečovat. Na starosti si vezmeme také technický stav bytu. Vy nemusíte řešit vůbec nic. My se postaráme o pojištění podnájemníka i přepisy energií. Nájem platíme pravidelně, a to i v případě, že nájem podnájemník nezaplatil nebo je byt prázdný.
